I Runwell har vi jobbet mye med å effektivisere arbeidsoppgaver som gjerne oppleves som litt slitsomme i den daglige driften. Avvik er en av dem. Tilsyn etterspør dem, og ber om at systemene skal være i orden og i bruk. Avvik føres med jevne mellomrom slik at det ikke er for mange og ikke for få. Akkurat passe til at tilsynet er fornøyd.

Men hva er egentlig avvikshåndtering?

Avvikshåndtering er en systematisk prosess som organisasjoner bruker for å oppdage, håndtere og løse uventede hendelser, feil eller mangler. Dette kan omfatte alt fra produksjonsfeil og kvalitetsproblemer til sikkerhetsbrudd og brudd på lover og regler.

Hvordan gjøres avvikshåndtering?

Under drar vi deg igjennom prosessen fra et avvik blir oppdaget til det er ferdig behandlet.

1. ‍Identifikasjon av avvik: Først og fremst må organisasjonen oppdage avvikene. Dette kan skje gjennom inspeksjoner, overvåking, rapporter fra ansatte eller kunder, eller andre metoder.‍
2. ‍Registrering og dokumentasjon: Når et avvik er identifisert, må det registreres og dokumenteres. Beskriv hva som skjedde, hvor det skjedde, når det skjedde, og andre relevante opplysninger.‍
3. Analyse av avvik: Deretter analyseres avviket for å forstå årsakene bak det. Hvorfor skjedde dette? Kan det være svakheter i prosessene, tekniske feil eller menneskelige feil som førte til avviket?
4. ‍Korrigerende tiltak: Basert på analysen, må organisasjonen iverksette tiltak for å løse problemet og forhindre at det skjer igjen. Dette kan innebære revisjon av prosedyrer, opplæring av ansatte, endringer i rutiner eller andre forbedringer.
5. ‍Oppfølging: Etter at korrigerende tiltak er implementert, må organisasjonen overvåke situasjonen for å sikre at problemet er løst og at tiltakene fungerer som de skal.

Avvikshåndtering er en viktig prosess for å sikre at organisasjoner opererer effektivt og i tråd med ønskede standarder og regler. Det bidrar til å opprettholde kvalitet og sikkerhet, samtidig som det gir grunnlag for læring og kontinuerlig forbedring.

I Runwell har vi endret navn på Avvik til Tilbakemeldinger, og laget et system som gjør at avvik blir en naturlig del av driften. Om det er en idé til hvordan bedriften kan jobbe smartere eller en flis som er knust på kjøkkenet. Avvik er tilbakemeldinger fra ansatte som har til hensikt å gjøre bedriften bedre... og bedre bedrifter ønsker vi jo?

Vårt system tillater også anonym innrapportering av tilbakemeldinger. Alle tilbakemeldinger lagres i et dedikert tilbakemeldingssenter og kan håndteres av ledelsen. Her kan man oppdatere status på tilbakemeldingene etter hvert som de behandles, vurdere risikoen knyttet til dem, eller konvertere dem til oppgaver som kan tildeles ansvarlige.

Runwell tilbyr et avvikshåndteringssystem som er både smart, brukervennlig og tilpasset ulike bransjer, inkludert serveringsbransjen. Hva venter du på? Skaff deg vårt system i dag og gjør din bedrift bedre nå 🫵.

Les mer om avvik her.