Har du kontroll på alle avtaler og når de må fornyes? Dokumenthåndtering kan være både tidkrevende og kjedelig. Dessuten kan det være krevende å finne eller utarbeide gode systemer slik at du har kontroll på alle dokumenter.

Målet med dokumenthåndtering er å effektivisere og forbedre håndteringen av dokumenter gjennom hele deres livssyklus. God dokumenthåndtering kan bidra til enkel og oversiktlig tilgang til informasjon når du trenger det. 

Mange bedrifter driver virksomhet som gjør at man er pliktig til å ha et internkontrollsystem i henhold til internkontrollforskriften. Fordelen med å ha en digital løsning for internkontroll og dokumenthåndtering er at mye kan automatiseres, slik at du kan frigjøre tid til andre oppgaver.

‍

‍

Kjenner du deg igjen i prosessen på bildet over? Med Runwell kan du laste viktige dokumenter du mottar på mail direkte inn i systemet, slik at du slipper å skrive ut papirene for å legge dem i en perm. På den måten er terskelen lavere for å holde din internkontroll oppdatert - spesielt når systemet varsler deg når noe må gjøres.

Runwell er et internkontrollsystem, og fungerer dermed godt som et dokumenthåndteringssystem Systemet lagrer alt fra viktige styringsdokumenter, personlige dokumenter og avtaler med leverandører. 

Nøkkeldokumenter: Definér dine egne nøkkeldokumenter og last dem opp slik at de er synlige for alle ansatte. Angi om dokumentet har en utløpsdato, og Runwell vil sende deg påminnelse når det er tid for fornying.

Personlige dokumenter: Dersom arbeidet er av en slik art at det krever kurs for å utføre, så kan man enkelt bestemme hvem som må ha hvilke kurs, og kontrollere om de ansatte har lastet opp kursbevis.

Avtaler og rapporter: Du kan opprette egne leverandør-kort i Runwell hvor du kan oppbevare kontaktinformasjon, avtaleverk og rapporter fra servicebesøk.  Legg inn når det er tid for servicebesøk, og systemet vil sende deg påminnelse.